La communication entre les gestionnaires et les administrateurs est essentielle pour assurer un fonctionnement optimal d’un syndicat. L’une des responsabilités d’un administrateur est de maîtriser les canaux de communication avec le gestionnaire afin d’établir rapidement un contact en cas d’action nécessaire de la part du syndicat.
Chez Solution SDP inc., nous proposons trois options pour faciliter cette communication :
- Un courriel spécifique pour chaque syndicat : cela permet de générer automatiquement une requête dans le système UpperBee, permettant ainsi à l’ensemble du conseil d’administration de suivre l’évolution de la demande.
- Ouverture d’une requête directement dans le système UpperBee via le site web ou l’application mobile : cela simplifie le processus en permettant aux administrateurs de soumettre directement leurs demandes via le système UpperBee, offrant ainsi une traçabilité et une gestion efficace.
- Prise de rendez-vous avec le lien Calendly dédié aux administrateurs : cette option permet de visualiser en temps réel les disponibilités du gestionnaire et de planifier une réunion virtuelle via Zoom pour discuter des problématiques spécifiques.
Une ligne téléphonique est également disponible pour les urgences uniquement. Dans ce cas, un membre de l’équipe sera contacté dans les plus brefs délais. Pour les demandes non urgentes, il est préférable de soumettre une requête via le système UpperBee.
Il est important pour un administrateur de comprendre la priorité des demandes d’intervention. Une demande d’explication peut être facilement effectuée par écrit. Cependant, si le dossier est plus complexe ou nécessite une confidentialité accrue, les réunions virtuelles ont été conçues à cet effet.
Si un administrateur ne reçoit pas de réponse dans un délai de 72 heures ouvrables, il est recommandé de prendre un rendez-vous Calendly avec le gestionnaire. Il se peut que le gestionnaire n’ait pas vu la requête, ce qui peut être dû à divers facteurs et n’est jamais intentionnel. La prise d’un rendez-vous Calendly permettra de comprendre pourquoi il n’y a pas eu de réponse dans les délais et d’assurer un suivi approprié de la requête.