Lorsqu’un copropriétaire accepte le rôle d’administrateur au sein de la copropriété, un aspect souvent oublié est la protection de sa vie privée. Le rôle d’un administrateur est essentiellement décisionnel, ce qui signifie qu’il n’a pas à exécuter les tâches de gestion et d’entretien, mais plutôt à s’assurer qu’elles sont effectuées de manière adéquate.
Cependant, de nombreux administrateurs font l’erreur de partager leur adresse courriel ou leur numéro de téléphone avec tous les copropriétaires et occupants de l’immeuble. Cette démarche les expose alors aux sollicitations constantes, créant ainsi l’impression qu’ils sont disponibles à toute heure du jour, n’importe quel jour de la semaine.
Afin de remédier à cette situation, il est avantageux d’avoir recours à une compagnie de gestion. Celle-ci agit comme un filtre efficace en encourageant les copropriétaires et les locataires à utiliser le courriel du syndicat pour les communications courantes, tandis qu’un numéro de téléphone d’urgence est mis à leur disposition pour les cas nécessitant une attention immédiate.
En instaurant cette séparation claire des contacts, les administrateurs peuvent se concentrer pleinement sur leurs fonctions décisionnelles, garantissant ainsi une meilleure gestion de la copropriété dans son ensemble. En évitant les intrusions constantes dans leur vie privée, ils peuvent consacrer davantage de temps et d’énergie à la prise de décisions éclairées pour le bénéfice de tous les copropriétaires. Cette approche permet également de faire comprendre aux copropriétaires que le syndicat de copropriété est une entité distincte des administrateurs, favorisant une communication claire et organisée au sein de la copropriété.