Une des frustrations fréquentes des administrateurs lorsqu’ils engagent une compagnie de gestion est le manque de transparence de celle-ci. La capacité des administrateurs à bien analyser les dépenses et les choix offerts permet une saine gestion au sein de la copropriété. Les administrateurs ne devraient pas systématiquement demander à leur gestionnaire de leur fournir des factures ou des soumissions. Les états de compte, les états financiers et la conciliation bancaire devraient être disponibles en tout temps. Si vous rencontrez ce type de problème, vous devriez envisager de changer de compagnie de gestion.
Chez Solution SDP inc, nous utilisons le logiciel UpperBee pour effectuer votre gestion. Ce logiciel permet de rendre accessible l’ensemble des informations sur la copropriété en temps réel. Lorsque le gestionnaire ajoute une facture, vous la voyez également. Plus besoin de la demander au gestionnaire. Cela réduit les interactions inutiles entre le conseil d’administration et le gestionnaire. De plus, nous offrons un intranet regroupant l’ensemble des documents en copie. Ainsi, les administrateurs ont toujours accès à tous les documents relatifs au syndicat.
Cependant, les administrateurs doivent comprendre qu’être totalement transparent signifie également que le gestionnaire est exposé à chaque fois qu’il commet une erreur. Il ne peut pas la cacher. S’il a oublié de faire votre conciliation bancaire le mois dernier, vous le voyez immédiatement.
L’attitude des administrateurs doit s’adapter à cette réalité. Il faut clairement éviter une attitude de client roi. Être très exigeant et demander des corrections immédiates à chaque erreur sera mal perçu par le gestionnaire. Cela nuira à la relation entre les deux parties et entraînera des conflits.
Gardez toujours à l’esprit que vous faites partie de la même équipe et que votre objectif commun est d’avoir une copropriété bien gérée. Si vous aidez le gestionnaire à bien paraître, votre syndicat et votre administration auront également une meilleure réputation aux yeux de tous.
Donc, lorsque vous constatez une erreur, posez simplement une question pour savoir si ce que vous voyez à l’écran est normal. Poser une question ou simplement demander un suivi sur un dossier est tout ce dont le gestionnaire a besoin pour donner la priorité à votre dossier et effectuer les corrections dans un délai raisonnable.